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quel logiciel hôtelier choisir ?

 
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CHABARTHES



Inscrit le: 02 Oct 2007
Messages: 2
Localisation: PERPIGNAN

MessagePosté le: Mar 02 Oct, 2007    Sujet du message: quel logiciel hôtelier choisir ? Répondre en citant

Bonjour à tous,
Je suis nouvelle sur ce site et, espere prouvoir trouver de l'aide auprés des differents utilisteurs...!?
En effet, je suis receptionniste dans un hotel trois* et, dans le but d'informatiser la reception de cet hotel, suis chargée de faire une "étude préliminaire" afin de savoir quel logiciel choisir et pourquoi! (vaste programme!).
Mais, il faut dire que l'idée vient de moi et qu'elle n'est pas trés bien accueillie par la chef receptionniste, voilà pourquoi je suis chargée de cette tâche.
Nous disposons de 35 chambres et l'organisation de la reception est manuelle... nous ne disposons meme pas de fichier client (ce qui n'est pas favorable dans notre cas, car cela nous oblige à redemander aux clients ces coordonnées....). Là, aussi je tente de prouver le gain de temps... masi je manque de preuve!!
Je compte sur ceux qui me liront pour m'apporter leur aide...
D'avance je vous en remercie, à trés bientot j'espere.
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Zorm



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Messages: 347
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MessagePosté le: Mar 02 Oct, 2007    Sujet du message: Quelques pistes PMS Répondre en citant

Bonjour et bienvenue.

Quel PMS choisir pour un 3* de 35 chambres … quelques critères simples :
· Moins de 5000 € pour un mono poste, formation 3 à 4 personnes prise en charge par le FAFIH comprise.
· Frais de maintenance mensuels inférieurs à 100 €
· Tournant sous Windows ou Linux (le DOS est dépassé), UNIX n’est pas adapté.
· Interface entre le PMS et des outils de e-distribution, au minimum pour la réception des réservations dans le PMS et éviter de les ressaisir.
· Possibilités d’interfaces avec les systèmes de taxation téléphonique, mini bar, caisse PDJ, PayTV, serrures magnétiques, etc selon les besoins et les équipements de l’hôtel.
· De préférence un système dont le siège et la maintenance se trouvent en France. Plus simple en cas de soucis technique.

Vous avez facilement 5 ou 6 systèmes répondant à ces critères, après, le tout est d’entrer en relation avec eux et de voir comment se passe le contact. Il est souvent utile de demander des références et de parler à d’autres hôteliers équipés du système pour se faire une idée. Leurs avis comptent pour savoir si la hot line est vraiment efficace et disponible, le système est stable et ne plante pas de manière intempestive, le PMS poursuit ses développements techniques pour vous proposer d’autres fonctionnalités, etc

Quelques raisons qui motivent un hôtel à s’équiper :
· La clarté des informations. On visualise son occupation, le statut des chambres, le planning réservation et ses disponibilités sur plusieurs jours, semaines ou mois d’un coup d’œil et en couleurs, pour plus de commodité.
· On dispose comme vous le souhaitez de cardex clients, sociétés, agences, prestataires. Y figurent les coordonnées complètes, on peut retrouver la production détaillée et toutes les informations utiles pour effectuer un suivi de sa clientèle.
· On peut éditer en 3 clics des factures propres, ou figurent la TVA. On peut éditer des proforma, des factures d’arrhes, des acomptes de manière simple et rapide.
· On peut réaliser des mailings papier, fax ou par mail à partir des coordonnées clients, pour annoncer une promotion, un fait marquant dans l’établissement, souhaiter les vœux en fin d’année, bref, communiquer avec sa clientèle pour stimuler les relations commerciales.
· On peut envoyer une confirmation instantanément par mail ou par fax pour confirmer sa réservation au client, sans avoir à réécrire ses coordonnées et lui parler dans sa langue en utilisant des formulaires de confirmation pré-remplis où viennent s’ajouter ses dates et type de chambre ainsi que ses coordonnées. C’est plus professionnel que de ne rien envoyer et plus rapide que de le faire manuellement ou sur un traitement de texte.
· On peut sortir des états compréhensibles pour la comptabilité en quelques clics de souris et gagner pas mal de temps et de précision.
· Possibilité de se connecter au moyen d’un login et d’un mot de passe depuis le domicile du propriétaire ou du Directeur par exemple, pour suivre l’activité, pendant le W-E ou une période de congé.
· On dispose de statistiques détaillées par segment de clientèle, par canal de distribution, en hébergement, revenus annexes et on peut utiliser ces informations pour améliorer les performances commerciales.
· On gère plus facilement un calendrier évènementiel, les changements de tarifs saisonniers et toutes les fonctions qu’on doit réaliser à la main.
· etc

Un PMS est un outil qui permet de mieux s’organiser, de traiter et d’utiliser des informations existantes qui n’étaient pas prises en compte auparavant, faute de temps.

Espérant vous avoir un peu aidé …
_________________
Salutations - Zorm
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Boris



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Messages: 9
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MessagePosté le: Mer 03 Oct, 2007    Sujet du message: Pas informatisé ? Répondre en citant

Oulà, un 3* 35 # pas informatisé, c'est rare. Allez y n'hésitez pas, on ne peut plus s'en passer après. Vrai que travailler manuellement apprend bien le métier. Mais le monde bouge depuis 30 ans et l'arrivée de l'ordinateur partout ..... il y a des raisons.
Salutations - Boris
_________________
Cdl Slts - Boris
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sebastien hoteleasy



Inscrit le: 03 Oct 2007
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MessagePosté le: Mer 03 Oct, 2007    Sujet du message: Répondre en citant

Bonjour,

je travaille pour un des logiciels sur le marché. Je suis technicien et formateur... et je n'ai pas grand chose à rajouter à l'excellent exposé de Zorm!!
sauf qu'il faut en effet, "sentir" le produit et l'équipe qui va vous assister! Point de vue fonctionnalités, elles sont identiques pour la plupart, maintenant il faut que l'interface et la façon dont le logiciel a été pensé vous convienne. Rien ne vaut le test!!

et comme le dit Boris, l'essayer c'est l'adopter!!

bon courage dans votre recherche, et n'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de conseil technique informatique ou logiciel.
_________________
Sebastien / Hoteleasy

www.hoteleasy.fr
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CHABARTHES



Inscrit le: 02 Oct 2007
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MessagePosté le: Jeu 04 Oct, 2007    Sujet du message: Re: Quelques pistes PMS Répondre en citant

ZORM, et les autres
Je vous remercie pour ces infos claires et précises...
Toutefois, quit à paraitre pour une veritable novice... qu'entendez vous par PMS? FAFIH? caisse PDJ?
En vous remerciant encore de cette aide.
Cordialement A.C
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sebastien hoteleasy



Inscrit le: 03 Oct 2007
Messages: 2
Localisation: Paris-Lyon

MessagePosté le: Jeu 04 Oct, 2007    Sujet du message: Répondre en citant

PMS = logiciel de gestion hôtelière (Property Management System)
Fafih = organisme auquel votre hotel cotise et qui prend en charge certaines formations.
Caisse PDJ= Caisse petit déjeuner (si vous avez un poste (ordinateur) en salle petit déjeuner pour prendre les commandes, ou facturer.
_________________
Sebastien / Hoteleasy

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Zorm



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MessagePosté le: Jeu 04 Oct, 2007    Sujet du message: Jargon hôtelier Répondre en citant

Traduction du jargon hôtelier :

PMS = Property Management System (un logiciel hotelier, comme ce dont vous souhaitez équiper votre établissement)

FAFIH = Le Fafih, OPCA de l’Industrie Hôtelière, a pour vocation de mutualiser les fonds de la formation professionnelle continue auprès des entreprises de l'Hôtellerie-Restauration et des activités connexes. Les hôtels y cotisent en fonction de leur masse salariale et peuvent ensuite demander la prise en charge de leurs actions de formation dans la limite de leurs droits acquis. Par exemple pour financer la formation de l'équipe lors de l'installation d'un logicile de gestion hôtelière.

Caisse PDJ = Caisse Petit Déjeuner, ou bar, ou restaurant ou tout autre point de vente. Il est fréquent que certains hôtels soient équipés d'un système de gestion séparé pour la restauration ou les points de vente annexes. Il est souvent utile que ces systèmes soient interfacés avec le PMS. Lorsqu'il n'y a qu'un système (donc le PMS) il est utile que ce système puisse fonctionner en multiposte et qu'on puisse facturer la clientèle ou éditer des listes ou rapports, etc depuis le restaurant ou la salle PDJ, sans avoir besoin de se déplacer à la réception. Tout cela dépend des besoins, de la configuration de l'hôtel et de sa taille et catégorie.

Espérant vous avoir renseigné.
_________________
Salutations - Zorm
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Zorm



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MessagePosté le: Jeu 04 Oct, 2007    Sujet du message: Oups Répondre en citant

Oups, nous avons répondu en même temps avec Sébastien; quel bel ensemble. Ce qui est rassurant pour tout le monde, c'est que nous avons dit la même chose.
Merci à lui et à bientôt sur ces forums.
_________________
Salutations - Zorm
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THB - RevDev



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MessagePosté le: Sam 06 Oct, 2007    Sujet du message: Autre critère équipement PMS hôtelier Répondre en citant

D’accord avec les différents commentaires. Mais la question principale me semble devoir être abordée. Avec prudence lorsqu’on s’aventure en terrain glissant. Pour quelle raison un 3* de 35 # n’est il pas encore informatisé en 2008 ? Ce peuvent être des questions de génération, de culture, d’habitude, de manque d’information. Les avantages sont pourtant multiples. Il y a le choix en matériel et logiciels, pas de soucis de ce côté. L’investissement est léger, l’utilisation simple, bonne fiabilité, sécurité, rapidité, précision, avantages dans la relation client, etc. Donc …..

Certains hôtels indépendants ne souhaitent pas modifier leurs pratiques de gestion. Par exemple lorsqu’ils reçoivent une part importante de leurs règlements en espèces et que leurs clients ne demandent pas de facture. Il est vrai que selon les systèmes, on peut aisément ou moins facilement, ou pas du tout « aménager » les enregistrements. D’autre part, les possibilités de reporting et la précision des informations, datées, codes utilisateurs, etc permettent un contrôle très complet en interne. Il est fréquent que des équipes n’ayant pas l’habitude de cette traçabilité ne soient pas enthousiastes. Il y a dans la pratique mille manières d’utiliser les informations, c’est une affaire de management et d’organisation. Il est fréquent que des exploitants cherchent des solutions leur permettant d’aménager leur gestion tout en gardant la plus extrême liberté. Je pense que ce sont ces points qui motiveront ou pas la décision de votre hôtel de s’équiper.

Les avantages évoqués par Zorm, Boris et Sébastien sont bien réels, mais pas forcément décisifs dans beaucoup d’hôtels. Chacun voit midi à sa porte. Quelles que soient les pratiques d’un établissement, bien évidemment, nous recommandons à ce qu’elles soient conformes à la législation. Nous suggérons également pour plus de tranquillité, de ne pas éveiller la curiosité des administrations, ni de leur fournir de motifs d’approfondissement comptable. Plus les éléments mis à disposition lors d’un contrôle de l’administration fiscale sont clairs et transparents, informatisés, conformes à la majorité des gestions d’établissements de la même catégorie, plus les choses se passent sereinement.
_________________
Best regards

Thierry Blottin
Hotel Yield / Revenue Management
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